第一種貨物利用運送事業者・第二種貨物利用運送事業者の役員に変更があったときには、法務局に役員変更登記を申請するだけではなく、国土交通省にも役員変更を届出なければなりません。

役員変更登記をすれば自動的に貨物利用運送事業の役員変更届出手続きが行われるわけではありませんので、注意しましょう。

役員変更届出の対象となる役員

株式会社の場合は、取締役と監査役が対象です。合同会社の場合は、社員が対象になります。

「執行役員に変更が生じた場合は役員変更届出の対象ですか？」

というご相談をいただくことがありますが、執行役員は商業登記簿に登記されませんので、国土交通省に提出する役員変更届出の対象外となります。

役員変更届出の提出期限

貨物利用運送事業の役員に変更が生じた場合、その変更届出の提出期限は、代表権を有している役員とそれ以外の役員で異なります。

ここでいう代表権を有している役員とは、株式会社の場合は代表取締役、合同会社の場合は代表社員です。

代表権を有している役員が変更になった場合

代表取締役や代表社員を変更したときには、役員変更日から「遅滞なく」届出を行う必要があります。

では「遅滞なく」とはどのくらいの期間を想定しているのでしょうか。

法律の世界で手続きのはやさを表現する法律用語としては、「直ちに」「速やかに」「遅滞なく」の3つの分類がありますが、この3つの中で「遅滞なく」は時間的な即時性が最も弱いとされています。

一般用語としては「なるべくはやめに」程度の理解で問題ないのではないかと思われますが、実際には法務局で役員変更登記をした流れで貨物利用運送事業の役員変更届出手続きを行ってしまうことをおすすめしています。

代表権を有しない役員が変更になった場合

一方、代表者以外の役員に変更が生じたときには、前年7月1日から6月30日までの間に生じた役員変更は7月31日までに行うように規定されています（貨物利用運送事業施行規則で決められています）。

代表権を有しない取締役や監査役が親会社の人事異動の影響で定期的に入れ替わるような貨物利用運送事業者の場合、1年間に生じた役員変更をまとめて届出をすることで行政手続きの手間を減らすことができます。

一方で、役員の変更が滅多に生じない貨物利用運送事業者の場合は、法務局と変更手続きとあわせて行わないと、貨物利用運送事業の役員変更届出手続きを忘れてしまうことがよくありますので注意が必要です。

代表権を有しない役員の変更届出手続きは1年分まとめてすることが法令で認められてはいますが、これはあくまで緩和措置ですし、前述のとおり手続きを忘れてしまうリスクがあります。

そのため役員変更手続きが頻繁に発生する予定のない貨物利用運送事業者様へは、役員変更が生じたらその都度、変更届出手続きを行うことをおすすめしています。

役員変更届出手続きに必要な書類

貨物利用運送事業者の役員変更届出のときには、下記の書類を提出します。

1. 登録事項の変更届出書
2. 新任役員の宣誓書

変更届出書は国土交通省や運輸局のホームページからダウンロード可能です。

新任役員の宣誓書は、法律で規定されている欠格事由に新任役員が該当しないことを宣誓する書類で、該当者の認印を捺します。

認印でいいのかというご質問をよくいただきますが、宣誓書には実印の捺印までは求められていませんので認印で問題ありません。

第一種貨物利用運送事業、第二種貨物利用運送事業ともに、役員変更届出書には、履歴事項全部証明書（登記簿謄本）の添付は求められておりませんが、変更届出書類を作成するための基礎資料として参照しますので準備をしておきましょう。

貨物利用運送事業の役員変更届出手続きの代行

行政書士法人シグマでは、第一種および第二種貨物利用運送事業者様が、国土交通省や地方運輸局宛てに提出する役員の変更届出手続きの代行サービスを提供しています。

役員変更届出手続きでお困りの事業者様がいらっしゃいましたら、ぜひ当法人までご相談ください。

シグマの役員変更届出サービスは多くの第一種・第二種の貨物利用運送事業者にご利用いただいており、上場企業様や外資系のフォワーダー様にも役員変更届出サービスをご利用いただいております。

代行費用

報酬額の他に係る費用：郵送費や交通費などの実費

変更対象の役員数が多い場合や、過去に役員変更の届出手続きを行っておらず役員変更届出の対象となる役員の調査が必要な場合など、通常よりも当法人の工数がかかる場合は、代行費用は変動いたします。

ご面談時に状況を伺って御見積書を事前に必ず提示いたしますので、「手続き完了後に突然高額な報酬額を請求された」ということはありませんのでご安心ください。

役員変更届出手続きの流れ

1. お問い合わせ（電話もしくは問合せフォームよりご連絡ください）
2. お打合せ
3. 手続き費用のご確認（御見積書をお渡しします）
4. 業務依頼申込書のご提出
5. 手続き費用のお支払
6. 必要書類のご準備
7. 役員届出書類の作成
8. 役員届出書類の提出
9. 役員変更届出書（控）の納品
10. 業務完了

役員変更届出手続きのご相談時期について

内示などで役員の変更が生じることが判明した時期にご相談いただくと、円滑に変更届出手続きを進めることができるでしょう。

なお、例年4月と6月は役員変更届出手続きのご依頼を多くいただく時期のため、ご相談の時期によっては、お打合せや業務着手のタイミングについて貴社のご意向に沿えない場合がございますので早めのご相談がおすすめです。

また、法務局への役員変更登記申請手続きは、貴社がご利用いただいている司法書士事務所に行っていただいておりますが、当法人の提携先の司法書士事務所をご紹介することも可能です。

司法書士事務所のご紹介をご希望の場合は、お問い合わせの際にお知らせください。