2021年某月某日。貨物自動車に関する第一種貨物利用運送事業登録申請書の提出に東京運輸支局へ行ってきました。

今回は書類提出の様子を少し細かくお伝えしてみようと思います。

東京運輸支局が混雑する木曜日

この日は木曜日の午後でしたので割と混んでいました。東京運輸支局は受付で番号札を取ってその番号が呼ばれるまで待機します。番号札を取ったところ6人待ちでした。

木曜日は関東運輸局の貨物課において審査されるの許可書や登録通知書等完了書類の受取が開始される曜日であるため窓口が混雑していたようです。

ちなみに、木曜日でなくても、午前中よりも午後の方がやや混んでいて少し待たされることが多いので、待ちたくない方は、午前中の窓口に行かれることをお勧めします。

最近はコロナの感染拡大防止のために、待ち時間の間に座る長椅子も間隔をあけて座るようになっているので、混んでいると立って待たなければならないこともあります。

貨物利用運送の書類を提出するときの様子

この日は20分くらい待って、ようやく順番が来ました。

窓口に行き申請書類を提出すると、担当官が書類の内容を確認します。

書類を確認する際には、窓口のカウンターに設置してあるパソコンで何かを検索して出てきたデータを見ながら申請書類と突き合わせています。

パソコンの画面は申請者側からは見ることができないのですが、パソコンは事業者情報が収録されているデータベースに接続できるため、申請書に記載されている内容との突合のためにパソコンの画面を確認しているようです。

申請書を確認する際、担当官は鉛筆でチェックを入れながら確認しています。何百回も申請書類を提出している行政書士であっても、実は、鉛筆チェックの時間は緊張します。

担当官による貨物利用運送の書類チェック

行政書士が申請書を提出したら、まず担当官は申請会社の情報に記載漏れがないかどうかをチェックし、次に事業計画のページにある、利用する運送事業者として記載してある事業者全てをパソコンで事業者情報を見ながら確認をしています。

それらの業者が一般貨物自動車運送事業者か第一種貨物利用運送事業者として登録があるかの確認。そして添付書類の運送委託契約書の事業者名や住所などが登録してある情報と合致しているかも見ているようです。

運送委託契約書

そして運送委託契約書の内容もざっとですが確認しています。重要なポイントは、ところどころ鉛筆でチェックをしています。4,000円分の印紙が貼ってあるのか、調印してあるのか、なども確認の対象です。

過去に、この運送委託契約書について、契約書に記載の住所と登録してある本店の住所が違っていることを指摘されたことがあります。このときは契約書の住所は契約書を一括して取りまとめている支店の住所であることを説明することで、納得していただきました。

定款と登記簿

次は定款と登記簿のチェックです。

ここでのチェックのポイントは、定款及び登記簿の事業目的に「貨物利用運送事業」という文言が入っているかです。この事業目的も登録の要件となっています。

ですが審査する本局の担当官によると、上場企業などで簡単に株主総会を開催して事業目的の変更ができないなどの事情理がある場合は、株主総会を開催して、事業目的の変更登記申請を行うという誓約書を提出することで登録の審査を進めていただける場合があるとのことです。

貸借対照表

次は貸借対照表の確認です。こちらは登録要件となっている純資産の額が300万円以上となっているかの確認です。この時、定款に記載されている決算期を確認されて、申請書に添付している貸借対照表が直近のものであるかも確認されています。

その他

最後に役員名簿、履歴書、宣誓書の確認です。ここでは、登記簿と照合して全ての役員分の書類があるかどうかの確認が行われます。ただ履歴書の職歴の細かい内容などは見ていないと思われます。

書類のチェックが終わったら

そして必要書類全てがそろっていることを担当官が確認したら、申請書の表紙に日付を入れて提出します。正・副の2部を提出し、お客様にお渡しする控えに収受印をもらい、控えを受取ります。

今回行った貨物自動車に関する第一種貨物利用運送事業の登録申請は、営業所を管轄する運輸支局に申請書を提出いたしましが、内容の審査は各地方運輸局で行われます。

そのため、この日提出したお客様の場合は、営業所が東京都内にあるため東京運輸支局へ申請書を提出しますが、審査をするのは関東運輸局の貨物課ということになります。

運輸支局の窓口では、必要書類がそろっているかの確認と明らかな不備はないかなどの、形式的に不備がないのかの確認を行っています。

手引きに書いてある書類だけでは足りないことも多い

手引きに書いてある申請書類を揃えて提出すれば何とかなると思われている事業者様も中にはいらっしゃるようですが、第一種貨物利用運送事業の登録申請をするときに、一回目の申請書の提出で収受印を貰うところまでいくためにはノウハウが必要になります。

収受印をもらって書類を受け付けてもらえないと審査のテーブルにはのらないため、貨物利用運送事業の登録取得までの期間は長期化してしまいます。

自社で申請しようとチャレンジしてみたけどよくわからないという事業者様は、シグマの申請代行サービスのご利用をご検討ください。

行政書士法人シグマでは、東京・神奈川・千葉・埼玉での第一種貨物利用運送事業の登録申請代行サービスを提供中です。

なお登録申請代行サービスをご依頼いただいていない方からの、申請書の書き方や申請方法ついてのご質問には、お電話やメールでご連絡いただいても当法人では一切お答えできかねますので、このようなご質問は運輸局や運輸支局へ直接ご質問ください。